Sådan opretter du din konto

Hop til Ny konto siden og indtast..:
- dit firmanavn.
- din email adresse.
- din ønskede adgangskode (mellem 8-25 tegn).
- og klik på, at du accepterer vilkår for brug af denne service.

Klik på Næste - Tjek at du har stavet din email adresse korrekt - og klik på Opret.
Det var det. Din konto er klar til brug og du er automatisk logget ind.

Næste skridt er at..:
- Følge guiden 'Konto opsætning' som med 7 enkle trin lader dig udfylde alle dine konto informationer.
- Følge guiden 'Leg og lær' som lader dig øve dig i systemet og lave alle mulige test-ting.
- Herefter kan du nulstille databasen og starte forfra.

Konto siden er en større omgang, da den indeholder alt opsætning af systemet.
DU KAN IKKE TILGÅ ANDRE SIDER før du har gemt dine informationer på konto siden, da det har betydning for alt andet.

Siden er inddelt i flere sektioner..:

Øverst på Konto siden

Her vises din log ind email adresse, konto status, hvornår du oprettede din konto, og hvornår du sidst loggede ind.

Du kan tænde/slukke for 2-faktor log ind, som er et valgfrit ekstra sikkerhedslag, der betyder at..:
- Når du logger ind kommer du ikke direkte ind på siden.
- Istedet sendes en email til dig med et adgangs-link, som du skal klikke på for at få fuld adgang.
- Adgangs-linket virker kun een gang og kun i en halv time.

Og du kan tilgå funktionerne; Skift email, Skift adgangskode, Nulstil konto og Slet konto.

Firma oplysninger

Du skal udfylde ALLE felter i denne sektion, da de er påkrævede - og vises på dine fakturaer og kreditnotaer.
Firmanavn og emailadresse bruges også som afsender af emails til dine kunder.

Bemærk: Du kan have to forskellige emailadresser til hhv. konto-log-ind og alt hvad der sendes til kunderne - men ofte er de ens.

Betalingsmåder

Du kan vælge hvilke betalingsmåder, der skal stå på dine fakturaer; Bankoverførsel og/eller MobilePay.
Hvis du tænder en betalingsmåde skal du også udfylde dens tilhørende felt(er).

Begge betalingsmåder kan godt være slukket, men så får dine kunder intet at vide om, hvordan de kan betale dine fakturaer.
Og bare for at gøre det klart: Betalingsmåder er KUN en tekst, der skrives på dine fakturaer. FirmaFaktura kan naturligvis IKKE tilgå din bankkonto..!

Opsætning

- Første faktura nummer
Er det tal som din første faktura hos FirmaFaktura starter med.
- For nye virksomheder kan det være et vilkårligt tal, fx. 1 eller 600 (mange synes at man virker mere etableret med et højere nummer).
- For eksisterende virksomheder skal det være det tal, som dit firma er kommet til i sit gamle faktura-system.

Ifølge regnskabsloven behøver fakturanumre ikke at starte med 1, men det SKAL være en fortløbende talrække uden huller.
'Første faktura nummer' kan derfor KUN ÆNDRES INDEN DU OPRETTER DIN FØRSTE FAKTURA. Herefter tæller systemet automatisk løbende op.

- Standard betalingsfrist
Angiver den betalingsfrist du normalt giver dine kunder. Den vælges automatisk når du opretter nye kunder, men kan selvfølgelig ændres - både for hver kunde og for hver faktura.

- Faktura layout - Vis firmanavn under logo
Bestemmer om dit firmanavn skal vises i toppen/højre side af fakturaer og kreditnotaer (lige under dit logo-billede, hvis du da har uploadet et logo).
Hvis dit logo-billede indeholder firmanavnet vil man typisk slukke for, at navnet vises igen lige neden under.

- Logo billede
Håndterer upload af en grafik-fil med dit firma-logo, som vises i toppen/højre side af fakturaer og kreditnotaer.
Filen skal være af typen; .gif, .jpg eller .png - og den skal have størrelsen 560x560 pixels (kvadratisk).
Hvis du uploader en billedfil med andre størrelser bliver billedet strukket og formindsket/forstørret til 560x560 pixels - og det kan både forvrænge og pixelere billedet. Så sørg for at bruge en fil der følger retningslinjerne.

Varegrupper

Når du laver fakturaer og vælger 'Tilføj varelinje' vises en liste med dine varer, sorteret alfabetisk.
Hvis du har mange varer er det bekvemt at dele listen op i flere sektioner (varegrupper), så du har bedre styr på varernes rækkefølge.
Til dette bruges Varegrupper - og du kan lave alle de varegrupper du har behov for.

Bemærk: Hvis du - efter du har oprettet en bunke varer - fjerner en varegruppe, eller ændrer varegruppernes rækkefølge, så skal du manuelt gå dine varer igennem og evt. vælge den korrekte varegruppe igen..!

Faktura overskrifter og tekster

Når du laver fakturaer og vælger 'Tekster' fanebladet kan du valgfrit skrive en overskrift og en tekst, som vises under varelinjerne.
Ofte bruger man de samme vendinger igen og igen, fx. overskriften; 'Vedr. teknikertimer' - eller tekster med timeopgørelse, leveringsbetingelser og garanti.

For at gøre dette mere effektivt kan du gemme tekster du bruger ofte. De kan så vælges fra popup-lister lige over fakturaens overskrift- og tekst-felter.
Du kan gemme så mange overskrifter og tekster, som du ønsker. Overskrifter kan kun fylde een linje - Tekster kan fylde flere linjer.

Det er altid en udfordring at starte på et nyt økonomi-system, hvor man ikke kender arbejdsgangene - og kan frygte, at de bilag og fakturanumre man laver bliver låst i systemet.

Men hos FirmaFaktura ANBEFALES DU AT ØVE DIG i det hele og lave alt det ballade du har lyst til. Det gøres bedst ved at indtaste din egen emailadresse i alle kunder du opretter. Så bliver alt, hvad du laver nemlig sendt til dig selv.

Når du har fod på funktionerne kan du bare slette databasen og starte forfra. Det gøres fra Konto siden, hvor du skal klikke på 'Nulstil database'.

- På 'Nulstil database' siden slettes alle; fakturaer, kreditnotaer, rykkere, betalinger og købsbilag.
- Derudover kan du vælge om du også vil slette; alle kunder, varer og/eller leverandører.

Som en ekstra sikkerhed skal du indtaste ordet; NULSTIL i godkendelses-feltet før du kan klikke på Slet knappen.

Sletningen tager kun et øjeblik. Herefter er du klar til at starte forfra - og kan igen indstille 'første faktura nummer'.

Hvis du ikke længere ønsker at bruge FirmaFaktura kan du slette din konto og alle dine data helt og aldeles.
Herefter vil du ikke længere modtage opkrævninger, eller anden kommunikation fra FirmaFaktura.
Og du har ved tilmeldingen accepteret vilkår siden, der siger at du ikke får refunderet penge ved opsigelse midt i en abonnementsperiode.

Bemærk: ALLE DINE DATA SLETTES MED DET SAMME - OG DET KAN IKKE FORTRYDES..!!!
Vi anbefaler derfor kraftigt, at du downloader alle dine lister og PDF-filer til din egen computer først.
Så snart din konto er slettet har FirmaFaktura IKKE DINE DATA LÆNGERE.

Du tilgår funktionen fra Konto siden, hvor du skal klikke på 'Slet konto'.
Som en ekstra sikkerhed skal du indtaste ordet; SLETKONTO i godkendelses-feltet før du kan klikke på Slet knappen.

Sletningen tager kun et øjeblik. Og herefter siger vi; Tak fordi du brugte FirmaFaktura - Ha' en dejlig dag..

Forsiden giver det hurtige overblik og viser..:

Ved at vælge forskellige perioder kan du således hurtigt se fx. årets omsætning, eller salgsmoms for 1. halvår.

Nederst på siden kan du downloade lister i PDF-format for de forskellige kategorier. Indholdet følger den valgte periode.

Kunder siden har to sektioner..:
- en liste over alle kunder.
- en redigering til at oprette/rette/slette en kunde.

Liste

Lige over listen kan man tilgå..:
- Ny kunde knappen, som åbner en tom redigering i toppen af siden.
- Søgefeltet, som søger på kunders; Navn, Adresse, Email, Telefon og Note.
- Periode vælgeren, der på denne side kun bruges til at udregne 'Salg i periode' ud for hver kunde på listen.
- Liste PDF knappen til at downloade listen som en PDF-fil til din egen computer.

Listen kan sorteres efter Navn, Adresse og Salg i periode - stigende eller faldende - ved at klikke på titlerne i listens top.
Hver linje på listen viser; en Rediger knap (blyant ikon), Navn, Adresse, Email/Telefon, Note, samt Salg i periode.
Man kan desuden klikke på kundens email adresse for at lave en ny email til kunden i sit email program.

Redigering

Redigeringen åbnes ved at..:
- klikke på 'Ny kunde' knappen, lige over listen.
- eller klikke på 'Rediger' knappen i hver linje på listen.

Venstre side af redigeringen viser kundens navn og adresse.
Højre side viser Detaljer som standard, men kan også vise en liste over alle kundens fakturaer.

- Navn og Email adresse SKAL udfyldes (markeret med en rød stjerne).
- Resten af felterne er valgfri, men typisk udfyldes hele adressen (undtaget Land, hvis kunden bor i Danmark).
- Firmanavn udfyldes kun hvis kunden er en virksomhed. I så fald bruges Navn som att. person.
- Note feltet bruges kun til intern info om kunden. Kunden vil aldrig se denne info.
- Betalingsfrist indstiller kundens standard-frist, men det kan også ændres på hver faktura.
- Sprog bruges ved alt der sendes til kunden; fakturaer, rykkere, kreditnotaer - både i email-tekst, samt PDF-filer.

Hvis Firmanavn, Navn eller Email adresse allerede findes i systemet advares der om dette under hvert felt.
Man kan dog godt oprette flere kunder med samme navn.

Nederst i redigeringen er der knapper til; Gem, Afbryd og Slet.
Her vises også, hvornår kunden er oprettet og senest rettet.
Gem knappen er kun aktiv, hvis Navn og Email er udfyldt korrekt.

Varer siden har to sektioner..:
- en liste over alle varer.
- en redigering til at oprette/rette/slette en vare.

Liste

Lige over listen kan man tilgå..:
- Ny vare knappen, som åbner en tom redigering i toppen af siden.
- Søgefeltet, som søger på varers; Navn, Enhed, Pris og Note.
- Periode vælgeren, der på denne side kun bruges til at udregne 'Salg i periode' ud for hver vare på listen.
- Liste PDF knappen til at downloade listen som en PDF-fil til din egen computer.

Listen kan sorteres efter Navn, Gruppe, Enhed, Pris og Salg i periode - stigende eller faldende - ved at klikke på titlerne i listens top.
Hver linje på listen viser; en Rediger knap (blyant ikon), Navn, Gruppe, Enhed, Pris, Note, samt Salg i periode.

Redigering

Redigeringen åbnes ved at..:
- klikke på 'Ny vare' knappen, lige over listen.
- eller klikke på 'Rediger' knappen i hver linje på listen.

Venstre side af redigeringen viser varens Navn, Gruppe og Pris.
Højre side viser Enhed og Note som standard, men kan også vise en liste over alle varens fakturaer.

- Navn og Gruppe SKAL udfyldes (markeret med en rød stjerne).
- Resten af felterne er valgfri.
- Note feltet bruges kun til intern info om varen. Kunden vil aldrig se denne info.

Hvis Navn allerede findes i systemet advares der om dette under feltet.
Man kan IKKE oprette flere varer med samme navn.

Nederst i redigeringen er der knapper til; Gem, Afbryd og Slet.
Her vises også, hvornår varen er oprettet og senest rettet.
Gem knappen er kun aktiv, hvis Navn og Gruppe er udfyldt korrekt.

Varegrupper

Når man opretter en ny faktura og klikker 'Tilføj varelinje' vises en liste med alle varer, sorteret alfabetisk.
Hvis man har mange varer er det bekvemt at opdele listen i flere sektioner. Dette gøres med Varegrupper.

Redigeringen af Varegrupper håndteres på Konto siden.
På Varer siden kan man blot vælge en Varegruppe til hver vare.

Faktura siden har to sektioner..:
- en liste over alle fakturaer.
- en redigering, hvor man håndterer enkelte fakturaer.

Liste

Lige over listen kan man tilgå..:
- Ny faktura knappen, som åbner en tom redigering i toppen af siden.
- Søgefeltet, som søger på fakturaers; Nummer, Dato og Kunde.
- Periode vælgeren, som begrænser listen til at vise fakturaer i den valgte periode.
- Liste PDF knappen til at downloade listen som en PDF-fil til din egen computer.

Listen kan sorteres efter Nummer, Dato og Kunde - stigende eller faldende - ved at klikke på titlerne i listens top.
Hver linje på listen viser..:
- Rediger knap (blyant ikon).
- Faktura nummer (vises kun hvis fakturaen er oprettet. Hvis den er krediteret vises også kreditnota nummer).
- Dato.
- Kunde (kan klikkes på for at vise kunden på Kunder siden).
- Total inkl. moms.
- Bogført (vises kun hvis faktura er oprettet. Klik her for at se faktura PDF-fil i en ny fane).
- Sendt (vises kun hvis email er sendt til kunden).
- Betalt dato (vises kun hvis fakturaen er fuldt betalt).

Redigering

Redigeringen åbnes ved at..:
- klikke på 'Ny faktura' knappen, lige over listen.
- eller klikke på 'Rediger' knappen i hver linje på listen.

Venstre side af redigeringen viser fakturaens Kunde og Datoer.
Højre side viser Varelinjer som standard, men kan også vise Tekster, eller en liste med fakturaens historik.

Ny faktura

I venstre side af redigeringen..:
- Vælg først en kunde fra listen (du kan søge efter kunder i søgefeltet).
- Vælg Faktura dato (viser som udgangspunkt dags dato).
- Vælg Betalingsfrist (viser som udgangspunkt den valgte kundes standard-betalingsfrist).

I højre side af redigeringen..:
- Klik på 'Tilføj varelinje' og vælg en vare fra listen.
- Indtast Antal, og ret evt. Varenavn og Pris. (Husk: Pris er excl. moms. Momsen lægges automatisk til totalen.)
- Hvis der er flere varer vælg da 'Tilføj varelinje' igen.
Faktura totaler opdateres automatisk og vises under varelinjerne.

Du kan tilføje en Overskrift og/eller Tekst ved at klikke på 'Tekster' fanebladet og udfylde felterne.

Gem ny faktura

Klik på 'Gem' knappen i bunden af redigeringen.
Gem knappen er kun aktiv, hvis der er valgt en kunde og der er et totalbeløb.

Nu åbnes Gem menuen, hvor du skal vælge en af følgende..:
- Gem kladde (som endnu ikke bogføres eller sendes).
- Opret faktura, og valgfrit; Email faktura til kunden.

Så snart fakturaen er oprettet (og evt. sendt til kunden) kan man ikke længere slette den, eller rette faktura nummer og kunde.
Man kan dog låse den op og rette alt andet.

Når fakturaen er gemt

Klikker du på 'Ret' knappen for en oprettet faktura i listen åbnes redigeringen, men alle felter er låst.
Du vil også se, at der ved siden af datoen nu vises 'Betalingsfrist', samt en 'Betalt' status.
Samtidig er 'Gem' knappen erstattet med knapperne; 'Vis PDF', 'Send email' og 'Kreditnota' (hvis fakturaen ikke er betalt).
(Man kan dog klikke på 'Lås op' og dermed få lov til at rette den igen.)

Ret faktura

Klik på 'Ret' knappen i en faktura-linje på listen.
- Hvis den kun er gemt som kladde kan man uden videre redigere alt i den.
- Hvis fakturaen er oprettet skal man klikke på 'Lås op' og godkende at ændringer strider mod regnskabsloven.

Når man gemmer en oplåst faktura kan man kun vælge 'Opdater', og valgfrit; 'Email faktura til kunden.

Slet kladde

Dette gøres ved at klikke på 'Slet kladde' i bunden af redigeringen.
En oprettet faktura kan ikke slettes. Her vil man istedet bruge Kreditnota funktionen.

Historik

Klik på fanebladet 'Historik' for at se, hvad der er sket i fakturaen liv.
Det kan fx. være; Oprettet og sendt via email, eller Betaling modtaget, eller Kreditnota oprettet.

Betalinger siden har tre sektioner..:
- en liste over alle (helt eller delvist) ubetalte fakturaer.
- en liste over alle betalinger.
- en redigering, hvor man håndterer enkelte betalinger.

Liste - Ubetalte fakturaer

Denne liste viser kun (helt eller delvist) ubetalte faktuaer - hvis listen er tom har alle betalt det de skylder.

Lige over listen kan man tilgå..:
- Søgefeltet, som søger på fakturaers; Nummer, Dato og Kunde.
- Periode vælgeren, som begrænser listen til at vise fakturaer i den valgte periode.

Listen kan sorteres efter Nummer, Dato og Kunde - stigende eller faldende - ved at klikke på titlerne i listens top.
Hver linje på listen viser..:
- Ny betaling knap (plus ikon).
- Faktura nummer (kan klikkes på for at vise fakturaen på Fakturaer siden).
- Dato.
- Kunde (kan klikkes på for at vise kunden på Kunder siden).
- Betalingsfrist.
- Dage til frist (grøn hvis før forfaldsdato - rød hvis forfaldsdato er overskredet).
- Rykker (viser 'Send rykker' knap, hvis forfaldsdato er overskredet - samt hvilke datoer der er sendt en rykker).
- Faktura total inkl. moms.

Liste - Betalinger

Denne liste viser gemte betalinger.

Lige over listen kan man tilgå..:
- Søgefeltet, som søger på fakturaers; Nummer, Dato og Kunde.
- Periode vælgeren, som begrænser listen til at vise fakturaer i den valgte periode.
- Liste PDF knappen til at downloade listen som en PDF-fil til din egen computer.

Listen kan sorteres efter Nummer, Dato og Kunde - stigende eller faldende - ved at klikke på titlerne i listens top.
Hver linje på listen viser..:
- Ret betaling knap (blyant ikon).
- Faktura nummer (kan klikkes på for at vise fakturaen på Fakturaer siden).
- Dato.
- Kunde (kan klikkes på for at vise kunden på Kunder siden).
- Modtaget beløb.

Ny betaling

Redigeringen åbnes ved at klikke på 'Ny betaling' knappen (plus ikon), som er i hver linje på listen.

Redigeringen viser dato-detaljer, samt en liste over andre delvise betalinger af denne faktura.
Den indeholder kun to felter, som kan rettes..:
- Dato (er udfyldt med dags dato).
- Modtaget beløb (er udfyldt med det skyldige beløb).

Ret de to felter efter behov og klik på 'Gem' for at registrere betalingen.
Hvis det modtagne beløb ikke matcher det skyldige beløb vises en advarsel.
Når fakturaen er fuldt betalt forsvinder den fra Ubetalte fakturaer listen.

Ret betaling

Redigeringen åbnes ved at klikke på 'Ret betaling' knappen (blyant ikon), som er i hver linje på listen.
Ellers virker redigeringen ligesom ved Ny betaling.

Ret de to felter efter behov og klik på 'Gem' for at opdatere betalingen,
eller klik på 'Slet betaling' knappen for at slette betalingen.

Rykkere håndteres og vises på Betalinger siden i Ubetalte fakturaer listen.
De vises også på Fakturaer siden i redigeringen af en faktura, hvis man vælger Historik fanebladet.

Man kan KUN sende en rykker, hvis fakturaen har overskredet forfaldsdatoen.

'Send rykker' knappen vises i faktura-linjer, som har overskredet forfaldsdatoen.
Ved siden af knappen vises datoer for tidligere sendte rykkere.

Klik på 'Send rykker' knappen for at sende en email til kunden med rykker-tekst
og en kopi af faktura PDF-filen.

Kreditnotaer håndteres på Fakturaer siden i redigeringen af en faktura.
De har deres egen fortløbende nummer-serie, startende med samme tal som første faktura.

Man kan KUN kreditere en HEL faktura (og altså ikke blot nogle af vare-linjerne)
og man kan KUN kreditere fakturaer, som ikke er betalt (hverken helt eller delvist).

Man opretter en kreditnota ved at klikke på 'Ret' knappen (blyant ikon) i en faktura-linje på listen
og herefter klikke på 'Kreditnota' knappen i bunden af redigeringen. Der åbnes en dialog, som fortæller
at dette udligner fakturaen, at det ikke kan fortrydes - og at fakturaen ikke kan låses op igen bagefter.

Klik 'Ok' i dialogen for at oprette kreditnotaen og sende den til kunden via email.

Når en kreditnota er oprettet vises dette i redigeringen af fakturaen, hvor man kan..:
- se hvornår kreditnotaen er oprettet.
- klikke på 'Vis PDF' for at åbne en ny fane med PDF-filen.
- og klikke 'Send email' for at sende kreditnotaen til kunden igen via email.

Man kan også se kreditnotaer på faktura listen..:
- Kreditnota nummer vises med rødt neden under faktura nummeret.
- og den negative total vises med rødt neden under faktura totalen.

En krediteret faktura medtages ikke længere i udregningerne for; Salgstotal og Kunde- og Vare-omsætning.
Fakturaen vises heller ikke længere på Betalinger siden i Ubetalte fakturaer listen.

FirmaFaktura udvikles hele tiden og der kommer løbende nye funktioner til.
Her kan du se nogle af de ting, der er i støbeskeen (i tilfældig rækkefølge og uden garanti for, at alt implementeres).